Lizenzoptimierungen – moderne Lösungen für die IT-Strategie

Der technische Fortschritt ist aus vielen Gewerben kaum mehr wegzudenken. Immer mehr Firmen – vom kleinen Betrieb bis zum global agierenden Konzern – nutzen Computer und computerbasierte Anlagen, die durch die dazu passende Software gesteuert werden. Natürlich stellt sich hier stets die Frage, ob die dafür erforderlichen Lizenzen auf dem neuesten Stand sind.

Ohne Software geht nichts mehr
Der Umfang an Hard- und Software selbst in kleineren Unternehmen ist erheblich angewachsen. Immer besser verstehen es die technischen Hilfsmittel, die Arbeit der Menschen zu übernehmen, Berechnungen auszuführen, Planungen zu erstellen. Im Laufe von Jahren kann sich daher eine erhebliche Menge an Computerprogrammen ansammeln. Dafür muss das Unternehmen in aller Regel einen Vertrag als Lizenznehmer mit dem Hersteller der Software vereinbaren. Solche Kontrakte gehören in den meisten Gewerben längst zum Standard. Gekauft wird somit nicht das Produkt an sich – sondern die Erlaubnis, dieses für eine bestimmte Zeit verwenden zu dürfen. Im Gegenzug untersagen es diese Lizenzen den Anwendern, an den Programmen etwas Wesentliches zu verändern oder sie weiterzuverkaufen.

Lizenzoptimierungen als Schritt in die Zukunft
Natürlich wird sich über die Jahre nicht jedes Programm bei den Nutzern etablieren. In der Vielzahl an Software ist es zudem kaum möglich, die Übersicht zu behalten. Was noch gebraucht wird und was eigentlich keinen Wert mehr besitzt? Eine Frage, die oft erst nach langwieriger Analyse beantwortet werden kann. Doch Vorsicht, allzu sorglos sollte mit den Programmen und den dazugehörigen Lizenzen nicht umgegangen werden. Immerhin stecken in ihnen vielfach erhebliche Geldsummen – Investitionen, die an anderer Stelle durchaus fehlen können. Daher lohnt es sich, im Rahmen von Lizenzoptimierungen einmal genau zu bestimmen, welche Kosten hier eigentlich gebunden sind und wie diese sinnvoll eingesetzt werden können.

Grundlegende Analysen führen zum Ziel
Zunächst soll dabei bestimmt werden, welche Software für das Unternehmen überhaupt benötigt wird. Ist jedes Update attraktiv und muss jede neue Version erworben werden? Oftmals lassen sich ähnliche Programme von unterschiedlichen Anbietern finden. Auch hier wird im Rahmen der Lizenzoptimierungen hinterfragt, welches Produkt für den Anwender den besten Nutzen entfacht. Ebenso ist es legitim, den Fokus einer solchen Betrachtung auf die entstehenden Kosten zu legen – denn sie nehmen im gesamten Budget des Betriebes immerhin einen festen Posten ein. Die Optimierung der Lizenzen sollte im ersten Schritt dazu führen, dass nur noch jene Software erworben wird, die auch wirklich sinnvoll eingesetzt werden kann. Veraltete Programme werden dagegen aussortiert und die damit verbundenen Lizenzen beendet.

Neue Verträge zu besseren Konditionen
Im zweiten Schritt der Lizenzoptimierungen gilt es nunmehr, den bereits abgeschlossenen sowie den künftig noch zu vereinbarenden Verträgen ein genaues Augenmerk zu widmen. Denn mitunter lässt sich hier bares Geld sparen – etwa, wenn mit Herstellern und Händlern individuelle Kontrakte unterzeichnet werden. Wer einen wesentlichen Teil aller im Büro verwendeten Software beim gleichen Entwickler erwirbt, kann vielfach mit Preisnachlässen rechnen. Gleiches gilt für langjährige Treue zu einem bestimmten Programm. Dabei dürfte es sich lohnen, tatsächlich jeden einzelnen Vertrag zu überprüfen – und gegebenenfalls eine Neuanpassung mit dem Lizenzgeber anzustreben. Auf diese Weise wird das Unternehmen verschlankt und von zu hohen Kosten befreit. Die hierbei eingesparten Geldmittel können zudem in anderen Bereichen des Betriebes sinnvoll verwendet werden.